背景 — なぜ作ったか
在宅医療では、訪問看護指示書・居宅介護情報提供書・在宅療養計画書の3種類の書類を毎月作成する必要があります。これらは連携する訪問看護ステーションやケアマネージャーに送付する重要な書類です。
おひさま会では以前、有料のRPAツールを使ってこの作業を自動化していました。しかし、RPAツールの契約終了に伴い、そのまま契約を継続するか、自前で作り直すかの判断を迫られました。
「毎月のランニングコストをゼロにしつつ、必要な改善を自分たちで続けられるはず」— そう考えて、有料RPAの内製化に踏み切りました。書類の下ごしらえに加え、PDF化・送付の周辺作業まで含めて仕組み化していくのが最終目標です。
導入前の課題
- 3種類の定期書類を毎月作成する手間
- 有料RPAツールへの依存とランニングコスト
- RPAの契約終了に伴い代替手段が必要
- 書類作成後のPDF化・送付作業も手動
処理フロー
電子カルテに自動ログイン
▼
対象の書類・クリニック・期間を絞り込み
▼
対象患者のリストを自動取得
▼
患者ごとに書類を引用 → 期間・日付を設定して下ごしらえ
▼
スタッフ・医師が内容を確認して確定
▼
（開発中）確定した書類をPDF化して保存
▼
（開発中）連携事業所への送付を仕組み化
導入効果
有料RPAのランニングコストがゼロに。外部ツールの契約を続けず、自前の仕組みで運用しています。
定期書類3種類の下ごしらえに対応。訪問看護指示書・居宅介護情報提供書・在宅療養計画書の前回引用と日付設定を一括処理します。
PDF化・送付の周辺作業も、これから仕組み化。確定した書類の保存や連携先への共有まで、人の確認を残したまま付帯作業を減らしていきます。
「外部ツールに払っていたコストをゼロにして、しかも自分たちで自由に改善できる」— 内製化の最大のメリットです。