背景 — なぜ作ったか
在宅医療では、訪問看護指示書・居宅介護情報提供書・在宅療養計画書の3種類の書類を毎月作成する必要があります。これらは連携する訪問看護ステーションやケアマネージャーに送付する重要な書類です。
おひさま会では以前、有料のRPAツールを使ってこの作業を自動化していました。しかし、RPAツールの契約終了に伴い、そのまま契約を継続するか、自前で作り直すかの判断を迫られました。
「毎月のランニングコストをゼロにしつつ、さらに高機能にできるはず」— そう考えて、有料RPAの完全内製化に踏み切りました。書類作成だけでなく、PDF化・メール配信まで一気通貫で自動化するのが最終目標です。
導入前の課題
- 3種類の定期書類を毎月作成する手間
- 有料RPAツールへの依存とランニングコスト
- RPAの契約終了に伴い代替手段が必要
- 書類作成後のPDF化・送付作業も手動
処理フロー
電子カルテに自動ログイン
▼
対象の書類・クリニック・期間を絞り込み
▼
対象患者のリストを自動取得
▼
患者ごとに書類を引用 → 期間・日付を設定 → 完成
▼
（開発中）完成した書類をPDF化して保存
▼
（開発中）連携事業所へメールで自動配信
導入効果
有料RPAのランニングコストがゼロに。年間で大幅なコスト削減を実現。
3種類すべての書類で自動作成テスト完了。訪問看護指示書・居宅介護情報提供書・在宅療養計画書のすべてに対応。
将来的にはPDF化→メール配信まで全自動化。書類の作成から連携先への送付まで、人の手を介さないフローを目指しています。
「外部ツールに払っていたコストをゼロにして、しかも自分たちで自由に改善できる」— 内製化の最大のメリットです。