背景 — なぜ作ったか
在宅医療の現場では、病院・薬局・施設からの連絡手段としていまだにFAXが主流です。おひさま会では5つのクリニックで月間約5,000枚のFAXや郵送物を受け取っています。
これまではすべて事務スタッフが手作業で処理していました。1枚のFAXを処理するのに「どの患者さん宛か調べる → 書類の種類を判断する → カルテに登録する」まで平均3〜5分。単純計算で月間250〜400時間がFAXの仕分けだけに費やされていた計算になります。
さらに厄介なのは、1枚のFAXに複数の患者の情報が含まれているケースです。健康管理一覧表のように、1ページに何人もの情報が並んでいる書類では、見落としや誤登録のリスクが常にありました。
導入前の課題
- 月間約5,000枚のFAXを事務スタッフが手作業で仕分け
- 1枚あたり3〜5分 × 5拠点 = 月間250〜400時間の事務作業
- 患者の取り違え・登録漏れのリスクが常にある
- 複数患者が含まれる書類の分離が特に困難
処理フロー
FAXが届く（拠点ごとに自動監視）
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AIが書類の中身を読み取る「誰の」「何の書類か」を自動判定
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複数の書類が混ざっていれば自動で分割
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患者データベースと照合して本人を特定
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電子カルテに自動で登録
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担当スタッフにチャットで完了通知
導入効果
FAX1枚あたりの処理時間：3〜5分 → 約5秒。手作業と比べて約99%の時間削減。
患者の誤認識：ゼロ。確信度が低い場合は「要確認」として人に回す安全設計。AI任せにしない仕組みです。
FAX1枚あたりのAI処理コスト：約0.1円。月間5,000枚でも500円程度。人件費と比較にならないコスト効率です。
「FAXの仕分けに追われていた事務スタッフが、患者さんへの対応に集中できるようになった」— これがこのシステムの本当の価値です。