背景 — なぜ作ったか
訪問診療では、定期的に同じ患者さんを訪問し、同じ処方を継続する「定期処方」が大きな割合を占めます。おひさま会では18名の医師が日々多くの患者さんを診ていますが、医師が診察で使うカルテは事務スタッフが往診の3日前に1件ずつ手作業で「立てて」いました。
作業内容は「前回のカルテを開く → 内容を引用 → 看護師を設定 → 処方日数を計算」と決まりきったものですが、1患者あたり数分かかり、それが数十人分。在宅医療では毎日往診があるため、事務スタッフは毎日この作業に追われていました。
「決まりきった準備作業なら、自動化できるはず」— その発想から生まれたのがOhiCraftです。
導入前の課題
- 往診3日前に事務スタッフがカルテを1件ずつ手作業で作成
- 前回カルテの引用・看護師設定・日数計算がすべて手動
- 1患者あたり数分 × 数十人 = 毎日数時間のカルテ準備作業
- 18名の医師分のカルテを事務が一手に引き受けていた
処理フロー
往診スケジュールから対象患者を自動取得
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電子カルテに当日のカルテを作成
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前回カルテの記録を自動で引用
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担当看護師を設定
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処方日数を計算
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下ごしらえ完了 → エラーがあればチャットで通知
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往診当日、医師が内容を確認して診察
導入効果
事務スタッフのカルテ準備作業がなくなった。1患者あたり数分 × 数十人分の手作業を仕組みが引き受け、事務は本来の業務に戻れました。
18名の医師分を、往診3日前にまとめて用意。事務が1件ずつ手で立てていた作業を、往診スケジュールから一括で下ごしらえします。
引用ミス・設定漏れが減った。看護師の設定と処方日数の計算をプログラムが行うため、手作業のブレが起きにくくなります。
「以前は毎日、カルテを立てる作業に追われていた。その時間がまるごとなくなって、本来の事務業務に集中できるようになった」